三年前我同時開著 Notion、Obsidian、Heptabase 三個視窗，每天花在「把筆記從 A 搬到 B」的時間比真正寫筆記還多。後來我做了一件事：把三套 AI 筆記工具的免費方案與付費頁面全部重看一遍，逼自己回答一個問題——我到底要它幫我「協作」、「保存」，還是「想清楚」？答案出來的那天，我砍掉了其中一套。
📌 本文重點
- 選 AI 筆記工具的第一步不是比功能，而是先分清楚你要的是「資料庫式協作」（Notion）、「本機純文字長期保存」（Obsidian），還是「視覺化思考與研究」（Heptabase）。
- Notion 免費方案個人使用區塊無上限，但單檔上傳限 5 MB、訪客上限 10 位、版本歷史只留 7 天，Notion AI 在免費與 Plus 方案僅是試用性質（查詢日 2026-07-22）。
- Obsidian 個人使用完全免費，筆記以純文字 Markdown 存在你自己的硬碟；官方另收 Sync 年繳 4 美元／人／月、Publish 年繳 8 美元／站／月、商用授權 50 美元／人／年。
- Heptabase 沒有可自行註冊的免費方案（免費層僅限受邀協作者），一般用戶只有 7 天試用；Pro 月繳 11.99 美元、年繳 107.88 美元（官網定價頁預設顯示年繳均攤價 $8.99／月），AI 額度採 credits 制（Pro 每月 100 點）。
- 長期筆記真正該在意的是匯出格式與還原度：Obsidian 本來就是 .md 檔，Heptabase 官方支援匯出 Markdown，Notion 的資料庫匯出會變成 CSV，關聯欄位的結構會走味。
選工具前，先選用法：三種需求對應三款工具
大部分人挑筆記軟體的順序是反的。先看 YouTube 開箱、再看誰的介面漂亮，最後才發現自己根本沒有那個需求。先把你的用法歸類到下面三種其中一種，選擇題就從三選一變成一選一。
需求 A：資料庫式協作。你的筆記其實是「專案」——有負責人、有截止日、有狀態欄，而且不只你一個人看。你會想把同一批資料切成表格、看板、日曆三種視圖。這種需求指向 Notion，因為它的底層就是資料庫，不是文件。
需求 B：本機純文字長期保存。你想的是十年後這些字還打得開，不管軟體公司還在不在、訂閱有沒有續。你不需要多人協作，你需要的是「檔案在我硬碟裡」。這個需求幾乎只有 Obsidian 答得漂亮，因為它從第一天就是把純文字 Markdown 檔存在你的裝置上。
需求 C：視覺化思考與研究。你在讀論文、拆解一門課、整理一個還沒想清楚的題目，需要把幾十張零碎的想法攤在同一個平面上拉來拉去。線性的頁面清單會讓你憋死。這時候 Heptabase 的白板才有意義。
我自己踩過的坑是：明明需求是 B，卻因為 Notion 好看而全部搬進去，兩年後想匯出時才發現關聯欄位全散了。工具沒有錯，是我一開始就選錯類別。這件事跟挑下班後能快速上手的股票 App一樣，功能表比不上「你每天真的會怎麼用」。
Notion：把筆記變成資料庫的協作平台
Notion 的定位是「連結式工作空間」，白話講就是文件、資料庫、專案管理擠在同一個 App 裡。它的核心資料模型是資料庫（database），不是檔案。每一則筆記其實是資料庫裡的一列，你替它加上屬性（負責人、標籤、日期、關聯），再用表格、看板、日曆、圖庫等不同視圖去看同一批資料。
這個模型的威力在協作。三個人共用一個內容行事曆，各自在自己的視圖看到該做的事，資料只有一份。這也是我到現在還沒把 Notion 刪掉的唯一理由。
AI 功能上，Notion 把能力綁在方案層級。依官方定價頁（查詢日 2026-07-22）的說明，免費與 Plus 方案只能「試用」生成文件、自動填寫資料庫欄位這類能力；完整的 Notion AI、能處理多步驟任務的 Notion Agent、AI 會議記錄與企業搜尋，要到 Business 方案才開放。實務上的意思很直接：你在免費方案體驗到的 Notion AI，跟你付費後拿到的不是同一個東西。另需注意 Custom Agents 與 Workers 即使在 Business 方案也採 Notion credits 另計，官網標示為每 1,000 點 10 美元（查詢日 2026-07-22）。
免費方案的限制也要看清楚。官方列出的條件包含個人使用區塊數無上限、兩人以上協作則有區塊上限、單一檔案上傳 5 MB、外部訪客最多 10 位、版本歷史保留 7 天。5 MB 這條最容易翻船——你想丟一份掃描的 PDF 進去，多半就卡住了。
離線方面，Notion 在桌面與手機 App 支援離線讀寫，但要先把頁面標記為 Available offline，瀏覽器版不支援；Plus 以上方案會自動下載近期與收藏的頁面（Notion 說明中心，查詢日 2026-07-22）。嵌入、表單、按鈕這類需要連線的區塊離線時不能用。
Obsidian：本機 Markdown 加雙向連結
Obsidian 的定位跟前兩者完全不同：它不是雲端服務，是一個讀取你資料夾的編輯器。官網寫得很白，「Obsidian 把你的筆記以純文字 Markdown 檔案存在本機」，並強調使用開放檔案格式、不會把你鎖住（obsidian.md，查詢日 2026-07-22）。
它的核心資料模型是「檔案＋雙向連結」。你用兩個中括號把另一篇筆記連進來，被連的那篇會自動出現反向連結列表，久了就長出一張關係圖。沒有欄位、沒有視圖、沒有權限設定——只有一堆 .md 檔和它們之間的線。
AI 是 Obsidian 最需要講清楚的一塊。Obsidian 官方沒有內建 AI 功能，所有 AI 都來自社群外掛，例如做語意搜尋的 Smart Connections、把筆記當上下文對話的 Copilot for Obsidian、或接本機模型的 Ollama 類外掛。代價是你得自己申請 API key、自己設定，第一次裝通常要花掉一個下午。好處是模型可以換、資料可以完全不出你的電腦。想到 AI 服務怎麼吃掉你的資料這件事，可以順帶看看AI 服務背後的資料外洩風險那篇的討論。
價格結構很誠實。依官方定價頁（查詢日 2026-07-22）：個人使用免費且無限制；官方同步 Obsidian Sync 年繳 4 美元／人／月、月繳 5 美元／人／月；發佈網站的 Obsidian Publish 年繳 8 美元／站／月、月繳 10 美元／站／月；商業用途需買商用授權 50 美元／人／年；另有一次性 25 美元的 Catalyst 贊助授權。
離線？它本來就是離線的。斷網對 Obsidian 沒有任何影響，只有同步會停。
Heptabase：白板加卡片的思考工具
Heptabase 由台灣團隊打造，定位是「幫你想清楚」的視覺化知識庫。官網的說法是用白板與卡片釐清思緒（heptabase.com，查詢日 2026-07-22），並強調沒有網路也能讀取所有筆記與檔案。
它的核心資料模型是「卡片＋白板」：一張卡片可以同時出現在多張白板上，位置與連線本身就帶有意義。這跟資料夾式的分類是兩種腦袋。我讀一本硬書時的做法是，每個章節開一張白板，把不懂的段落切成卡片丟上去，等看得懂它們怎麼互相解釋，那本書就讀完了。
AI 功能是 Heptabase 近兩年最明顯的加碼。官網提到 AI 可以解釋你匯入的來源、替你做研究並附上可追查的引用，處理對象包含 PDF、YouTube 影片、筆記與日誌。但 AI 用量採 credits 制：依官方說明頁，Pro 每月 100 點、Premium 每月 1,800 點、Premium+ 每月 8,100 點，而 AI tutor 與 OpenAI／Google／Anthropic 的進階模型要 Premium 以上才開放。
價格是三者裡最需要留意的。依 Heptabase 官方定價 FAQ（查詢日 2026-07-22）：Pro 月繳 11.99 美元、年繳 107.88 美元（官網定價頁預設顯示年繳均攤價 $8.99／月）；Premium 月繳 23.99 美元、年繳 215.88 美元；Premium+ 月繳 71.99 美元、年繳 647.88 美元，另有早鳥價方案依官網公告為準。
免費方案這件事要講白：Heptabase 沒有可以自己註冊的免費方案。官方說明指出，免費層只有在被付費用戶邀請成為協作者時才會取得，而且只能編輯共享空間裡的白板與卡片，日誌、個人書庫、標籤資料庫、任務、標註與 AI 功能都用不到；一般人能用的是 7 天免費試用。
三款 AI 筆記工具比較表
把上面三段壓成一張表，你大概三十秒就能決定要往哪邊走。特別注意「資料存放位置」與「檔案格式」這兩欄，它們決定你三年後能不能全身而退。
| 項目 | Notion | Obsidian | Heptabase |
|---|---|---|---|
| 資料存放位置 | 雲端為主，可下載頁面供離線使用 | 本機硬碟（同步為選購服務） | 雲端同步，本機保有可離線存取的資料 |
| 檔案格式與可攜性 | 專有格式；可匯出 Markdown、CSV、HTML、PDF，資料庫匯出為 CSV | 純文字 Markdown，本來就是可直接開的檔案 | 專有格式；官方支援匯出 Markdown 等通用格式 |
| AI 功能 | 生成文件、資料庫自動填寫；Notion Agent、AI 會議記錄、企業搜尋需 Business 方案（Agents／Workers 另計 credits） | 官方無內建，靠社群外掛自帶 API key 或接本機模型 | AI 問答、附引用的研究、AI tutor（Premium 以上），採 credits 計量 |
| 離線可用 | 桌面／手機 App 可離線讀寫，需先標記；瀏覽器不支援 | 完全離線可用 | 官網載明無網路仍可存取所有筆記與檔案 |
| 免費方案限制 | 個人區塊無上限、多人協作有上限；單檔 5 MB、訪客 10 位、版本歷史 7 天、AI 僅試用 | 個人使用免費且無限制；商業用途須另購授權 | 無公開免費方案，僅 7 天試用；免費層須由付費用戶邀請且功能受限 |
| 付費起價（USD） | Plus 月繳 $12／人／月，年繳 $10／人／月；Business 月繳 $24／人／月，年繳 $20／人／月 | Sync 年繳 $4／人／月；商用授權 $50／人／年 | Pro 月繳 $11.99；年繳 $107.88（官網定價頁預設顯示年繳均攤價 $8.99／月） |
| 最適合的人 | 需要多人協作、專案追蹤、共用知識庫的團隊 | 一個人寫十年筆記、在意資料主權的長期使用者 | 讀研究、拆課程、需要把想法攤開排列的學習者 |
價格以官網公告為準，查詢日 2026-07-22。三家皆可能調整方案內容與費率，下單前請再確認一次官方定價頁。
資料可攜性：為什麼長期筆記要怕廠商鎖定
筆記跟其他軟體最大的差別，是它會跟著你十年以上。今天用得順不順很重要，但更該問的是——哪天我想走，能不能把東西完整帶走？這就是廠商鎖定（vendor lock-in）的問題。
我會用三個判準去衡量一套工具的可攜性。
第一，檔案實體在誰手上。Obsidian 的答案最乾脆：檔案就在你的資料夾裡，你甚至可以不開 Obsidian，用記事本直接改。Notion 與 Heptabase 都是雲端服務，你手上握的是帳號，不是檔案。
第二，格式是否開放。Markdown 是純文字，二十年後任何編輯器都打得開；專有格式則需要原廠或轉檔工具才有意義。Heptabase 官方在說明文件裡寫得很清楚，可以到 Settings → Backup & Sync → Export Now 把筆記匯出成 Markdown，並形容那是能匯進大多數筆記軟體的通用格式；官方甚至承諾若公司哪天收掉，會把 Heptabase 開源交給社群維護（Heptabase 說明中心，查詢日 2026-07-22）。這種承諾寫進官方文件，比行銷文案有份量得多。
第三，也是最容易被忽略的：匯出後的還原度。能匯出不等於能還原。依 Notion 說明中心（查詢日 2026-07-22），Notion 支援匯出 PDF、HTML、Markdown 與 CSV，其中資料庫會匯成 CSV、子頁面各自變成 Markdown 檔，而且一次只能匯出當前或預設視圖。這代表你的關聯欄位、彙總欄位、多視圖設定，匯出後基本上就是一張扁平表格。我實際搬過一次，內容都在，結構全散——那是最讓人洩氣的狀態。
所以我的實務原則很簡單：會反覆回頭讀十年的東西，放格式開放的工具；會在半年內用完就丟的專案資料，放協作最順的工具。兩者不必是同一套。這跟數位遊牧者常用的那批工具的挑選邏輯一樣，重點從來不是「哪個最強」，而是「哪個丟得掉」。
我的實際取捨：三種情境，三個明確答案
不給模稜兩可的答案。以下三種情境，我各給一個結論。
情境一：你在團隊裡，筆記要跟別人共用，還要追專案進度。選 Notion，而且直接上 Business。理由不是介面，是 AI。Notion Agent、AI 會議記錄與企業搜尋只在 Business 以上開放，免費與 Plus 拿到的是試用等級。你如果打算把 AI 當工作流的一環，卡在 Plus 只會兩頭空——每人每月 24 美元（年繳可降到 20 美元）不便宜，但比「付了 Plus 卻用不到想要的功能」划算。
情境二：你一個人寫筆記，打算寫十年，最怕廠商倒或漲價。選 Obsidian，付 Sync 就好。個人使用免費、檔案在你硬碟、格式是純文字，年繳 Sync 一個月 4 美元換多裝置同步，是這份清單裡最低的長期風險。AI 靠外掛自己接，第一次設定的一個下午，換來的是模型隨時可換、資料不必離開你的電腦。要接案或商用記得買 50 美元／人／年的商用授權，別省這筆。
情境三：你在讀論文、拆課程、做需要反覆重組的研究。選 Heptabase，先用 7 天試用當面試。白板加卡片這件事很難用文字說服人，但你把三十張卡片攤開拉一次線就會知道有沒有感覺。試用期是你唯一的判斷窗口——它沒有可以自己註冊的免費方案，7 天結束就是付費決策。試用時請刻意做一次匯出，確認匯出的 Markdown 長得符合你的預期。
還有一個誠實的補充：我最後留下的是 Obsidian 加 Notion。Heptabase 很好，但我的工作型態一年只有兩三個月在做重研究，其餘時間白板是閒置的。工具好不好用，跟它適不適合你的節奏是兩回事。如果你想順便檢查自己的工作節奏，時間管理那三個做法比多裝一套軟體更有效。
常見問題（FAQ）
Q：三款一定要選一個嗎？可以混用嗎？
A：可以，但要先劃界線。我的分法是「協作與專案進 Notion，長期知識進 Obsidian」，同一則筆記絕不同時存在兩邊。混用最大的成本不是訂閱費，是你每次記東西前要先想「這則該放哪」，界線越模糊，猶豫的次數越多。
Q：Obsidian 沒有官方內建 AI，會不會落後？
A：功能上不會，方便性上會。Obsidian 的 AI 全靠社群外掛，你得自己申請 API key 或接本機模型，第一次設定通常要花掉半天。換來的是可以隨時換模型，也能選擇讓資料完全不離開你的電腦。追求開箱即用的人，這條路確實比較累。
Q：Notion 免費方案夠一般上班族用嗎？
A：個人自用大致夠，因為區塊數對個人無上限。真正的天花板是單檔上傳 5 MB、版本歷史只留 7 天、外部訪客 10 位，以及 AI 只有試用等級（查詢日 2026-07-22）。你如果常丟 PDF 或簡報進去，很快就會撞牆。
Q：Heptabase 沒有免費方案，怎麼判斷值不值得？
A：把 7 天試用當成正式測試，別拿來隨便逛。建議在試用期內完整跑一次真實任務：匯入一份 PDF、切成十張以上卡片、在白板上排列出結論，最後做一次匯出。跑得完，Pro 月繳 11.99 美元就有意義；跑不完，它大概不適合你的工作型態。
Q：從 Notion 搬到 Obsidian 會掉什麼？
A：文字內容大致保得住，掉的是結構。Notion 匯出時資料庫會變成 CSV、子頁面拆成個別 Markdown 檔，而且一次只能匯出當前視圖，所以關聯欄位、彙總欄位與多視圖設定基本上不會跟著過來。搬家前先小規模匯一個資料庫試試，你就知道要重建多少。
